Politique de confidentialité
Version du 19 octobre 2026.
Qui traite vos données
ImmoMail Studio est édité par à compléter. Pour les comptes des utilisateurs de l'application, l'éditeur est responsable de traitement. Pour les données des clients et prospects des agences (contacts, demandes, baux, paiements, emails reçus), chaque agence est responsable de traitement et ImmoMail Studio agit comme son sous-traitant (article 28 du RGPD), sur ses seules instructions et selon un contrat de sous-traitance.
Données traitées et finalités
- Comptes utilisateurs : email, nom, mot de passe haché (scrypt), journal de connexion. Base légale : exécution du contrat.
- Prospects et clients des agences : identité, coordonnées, critères de recherche, demandes reçues des portails, rendez-vous, échanges. Finalité : répondre aux demandes et suivre les dossiers. Base légale : mesures précontractuelles et intérêt légitime de l'agence.
- Gestion locative : baux, loyers, paiements, quittances, relances d'impayés. Base légale : exécution du bail et obligations légales de l'agence.
- Sélections de biens (newsletters) : envoyées aux personnes qui ont contacté l'agence, avec un lien de désinscription dans chaque envoi. Base légale : intérêt légitime ou consentement, tracé et horodaté sur la fiche.
- Tri des emails entrants : l'expéditeur, l'objet et le début du message sont analysés par un modèle d'IA (Claude, Anthropic) pour classer la demande ; ces données ne servent pas à entraîner le modèle.
Durées de conservation
| Données | Durée | Ensuite |
|---|---|---|
| Jetons de réinitialisation de mot de passe | 24 heures après leur expiration | Supprimées |
| Compteurs de tentatives de connexion (empreintes, jamais l'email en clair) | 30 jours après le dernier échec | Supprimées |
| Emails reçus des portails et des prospects (expéditeur, objet, corps) | 1 an après leur réception | Anonymisées |
| Journal d'activité des automatisations | 13 mois après l'événement | Supprimées |
| Copies des emails et SMS envoyés | 3 ans après leur envoi | Anonymisées |
| Prospects, acheteurs et leads sans bail, mandat ni transaction | 3 ans après le dernier contact (fiche, demande, rendez-vous ou email) | Supprimées |
| Dossiers de candidats locataires non retenus (situation, revenus, pièces reçues, garant) | 3 mois après la dernière mise à jour du dossier | Supprimées |
| Virements reçus importés d'un relevé, non rapprochés d'un loyer (date, libellé, montant) | 13 mois après la date du virement | Supprimées |
| Virements rapprochés d'un loyer (preuve de paiement) | 3 ans après la date du virement | Supprimées |
| États des lieux d'entrée et de sortie, photos et signatures comprises | 3 ans après la fin du bail (ou, à défaut, la signature de l'état des lieux de sortie) | Supprimées |
| Conversations SMS et WhatsApp (numéro du correspondant, messages reçus et envoyés) | 3 ans après le dernier message échangé | Supprimées |
| Sauvegardes complètes de la base (toutes les données ci-dessus), stockage privé chez Vercel à Francfort | 14 jours après la sauvegarde | Supprimées |
Les fiches liées à un bail, un mandat ou une transaction sont conservées tant que la loi l'impose à l'agence (pièces locatives, registre des mandats, prescriptions). La purge s'exécute chaque nuit.
Sous-traitants et transferts hors de l'Union européenne
| Prestataire | Rôle | Localisation | Garantie |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application et stockage privé des photos d'états des lieux | Fonctions et fichiers à Francfort (Allemagne), société aux États-Unis | Data Privacy Framework UE–États-Unis, clauses contractuelles types |
| Neon (Databricks) | Base de données PostgreSQL | Francfort (Allemagne) | Data Privacy Framework UE–États-Unis, clauses contractuelles types |
| Hostinger | Serveur d'automatisations n8n | À confirmer (centre de données du serveur) | À confirmer (contrat de sous-traitance Hostinger) |
| Google (Gmail) | Réception et envoi des emails | UE et États-Unis | Data Privacy Framework UE–États-Unis, clauses contractuelles types |
| Anthropic | Tri et qualification des emails entrants (Claude) | États-Unis | Clauses contractuelles types ; données non utilisées pour l'entraînement |
| Twilio | Envoi et réception des SMS et messages WhatsApp de l'agence (si la messagerie est activée) | États-Unis et Irlande | Data Privacy Framework UE–États-Unis, clauses contractuelles types |
| Meta (WhatsApp) | Acheminement des messages WhatsApp, chiffrés de bout en bout jusqu'à Twilio (si WhatsApp est activé) | UE et États-Unis | Data Privacy Framework UE–États-Unis, clauses contractuelles types |
| Cloudflare | Relais des emails de captation | Réseau mondial | Data Privacy Framework UE–États-Unis, clauses contractuelles types |
| Sentry (Functional Software) | Suivi des erreurs techniques | Union européenne (Francfort) | Hébergement UE |
| Yousign (Youtrust) | Signature électronique avancée des états des lieux (pièce d'identité, code SMS), si l'agence l'utilise | Union européenne | Hébergement UE ; prestataire de services de confiance qualifié (eIDAS) |
Cookies
L'application ne pose que des cookies nécessaires à son fonctionnement : session de connexion, agence sélectionnée, préférences de menu. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience : aucun consentement n'est donc requis.
Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Si vous êtes client ou prospect d'une agence, adressez-vous d'abord à elle : elle peut effacer votre fiche ou couper ses envois depuis l'application. Pour votre compte utilisateur, ou si l'agence ne répond pas : à compléter. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).